Compendia Uravstemning:
https://compendiamedlem.no/Avstemning/ELogIT/Avstemning.nsf
Compendia Medlem:
https://elogit.no/medlem
https://compendiamedlem.no/elogit
Kommunikasjonsavdelinga har egne rutiner for å sende ut årlige smser til medlemmer for å be de som å sjekke egen info på Min Side.
Infotekst til de som er ansvarlige for forhandlinger:
Emne:
Om forhandlinger og uravstemninger
Hei alle sammen,
Da er det straks klart for enkeltvise forhandlinger i årets lønnsoppgjør.
I den forbindelse minner jeg om følgende:
- Alle uravstemninger vil som standard gjennomføres kun elektronisk, med start-tid kl 9 og frist-tid kl 16.
- Det legges opp til at det sendes ut 3 stk sms til medlemmene: én ved oppstart (til alle), én ca midt i mellom start og frist for avstemning (til de som ikke har avgitt stemme ennå), og én ca en halv dag før frist for avstemning (til de som ikke har avgitt stemme ennå)
- Alle sms sendes ut som oftest litt etter arbeidstids start eller rett før lunsjtider. Dette gir erfaringsmessig flest svar per utsendelse.
- Ber om at dere så langt det går gir meg all nødvendig info om uravstemning i relativt god tid før den må iverksettes.
- Alle uravstemninger vil legges opp slik at organisasjonsledd og klubber får innsikt i status på stemmeavgivning. Tillitsvalgte lokalt får kun innsikt på arbeidsgiveren de er registrert på i Compendia! Dette er en begrensning i Compendia som dessverre går utover konserntillitsvalgte som er registrert på én arbeidsgiver, men har klubbmedlemmer registrert på en annen - de vil ikke kunne se disse medlemmene.
**Informasjon som jeg trenger å ha for å kunne sette igang en uravstemning:**
- Navn på overenskomst/-område
- Eventuelle protokoller/dokumenter man ønsker å ha lagt ved uravstemning (mer info om resultatet, eller annet som kan være viktig for medlemmene å ta stilling til)
- Skal alle medlemmer ha stemmerett, eller skal noen eksluderes? (Funksjonærer i Trøndelag er et issue, kan gjelde andre ting også, men da kun ting vi har mulighet til å skille på i medlemssystemet)
- 1-3 punkter om resultatet som man ønsker å belyse i tekst
- Anbefales det å stemme over resultatet eller er det dissens i forhandlingsutvalget? Hvis dissens eller annen dokumentasjon som skal legges ved uravstemning, så må jeg ha det.
- Datoer for start og stopp for avstemning, eventuelt klokkeslett
Lykke til!Navn: “Uravstemning [avtalenavn]”
Send bekreftelse ved avlevert stemme: benyttes ikke ved uravstemning
Flervalg: benyttes ikke ved uravstemning
Avstemningsvalg:
(“Navn” og “Alias” kan ikke skrives likt):
Start: Dato og tid for når uravstemninga blir tilgjengelig på “Min Side” hos de enkelte medlemmene.
Frist elektronisk: Dato og tid for hva som er fristen for å kunne stemme i uravstemninga for medlemmer.
Aktiver manuelle stemmer: Det er ønskelig å ikke aktivere dette pga ønskelig med digitalisering av avstemning, samt merarbeid for både sentral og ytre organisasjon.
Vedlegg: Her er det vanlig å legge ved et dokument som underbygger det uravstemninga handler om, som oftest en protokoll fra forhandling/mekling.
Beskrivelse: Her skrives inn en relativt kortfattet tekst som vises på uravstemningssida for medlemmer på “Min Side”.
Forslag til tekst:
EL og IT Forbundet og [motpart] ble [ukedag] [x]. [månedsnavn] enige i [forhandlingene/meklingen] om lønns- og arbeidsvilkår for [navn på overenskomsten]. Nå skal medlemmene stemme over resultatet.
Dette er de sentrale punktene i oppgjøret:
- [Punkt 1, som oftest om generelt tillegg]
- [Punkt 2]
- [Punkt 3]
[Se vedlagt protokoll for full oversikt over resultatet.]
EL og IT Forbundets forhandlingsutvalg anbefaler medlemmene å stemme ja til resultatet.
Fristen for avstemning for EL og IT Forbundets medlemmer er [x]. [månedsnavn] [år] kl. [00.00].Når alt er lagt inn av informasjon, kan du trykke på “Lagre”-knappen nederst til venstre.
Merk! Det er ikke anledning til å endre på medlemslisten som lastes opp i etterkant av at en uravstemning er satt i gang. Etter importering er medlemsgrunnlaget låst, og hvis det trengs endringer så må hele avstemningen slettes og lages på nytt.
Endringer i opplastet medlemsliste før en uravstemning er iverksatt kan gjøres ved å laste opp ny og korrekt fil.
Medlemsliste hentes ut fra Compendia Medlem. Se “Uttrekk av medlemsliste til import”.
Medlemsliste importeres ved å trykke på “Importer stemmegivere” nederst til høyre. Finn excel-filen som inneholder ferdig behandlet medlemsliste, og trykk “Importer”. Da kommer det en dialogboks som enten viser en feilmelding eller at den gjennomfører og fullfører importeringa.
Hvis du får feilmelding, så vil den alltid referere til linjenummeret i Excel-filen du forsøker å importere og hva feilen er. Etter å ha rettet opp i feilen må du importere filen på nytt.
Liste med stemmeavgivere må hentes ut fra Compendia Medlem og lastes opp i Compendia Uravstemning:
Logg inn på Compendia og hold deg på “Medlem”-oppslaget
Søk opp tariffavtalen som uravstemningen gjelder for.
Hvis de som jobber som funksjonærer ikke skal inkluderes har du muligheten til å legge til filtere for “funksjonær” “ja/nei” som kriterie for å skille ut disse. (Endring siden juli 2023)
Trykk på “Eksporter til avstemning” under “Jobber” til høyre.
Nå må du velge “Gruppering”. Dette brukes for at de som er oppført som leder av en klubb eller fagforening skal få tilgang til å kunne se på oversikta over avstemninga underveis. Andre i klubben som også har verv kan få denne tilgangen på forespørsel, men etter en personvernvurdering.
Den vanligste grupperingsmetoden er “Org. ledd” som nivå 1 og “Arbeidsgiver” som nivå 2. Grunnen til dette er at vanligvis så er både ledere i en fagforening og en klubb innenfor det samme overenskomstområdet. Hvis det må legges til eksterne personer som skal ha tilgang til uravstemning, følg instruksjoner i “Ved behov for oppfølgningsansvarlige”.
Klikk “Kjør eksport”
Skift oppslag på Compendia til “Tillitsverv”. Søk på tariffavtalen som du hentet ut i Uttrekk av standard medlemsliste. Legg til følgende kriterier:
Trykk på “Eksporter til Excel” under “Jobber” til høyre.
Sørg for at følgende kolonner ligger inne:
Klikk “Kjør eksport”
Åpne begge Excel-filene og gjør følgende:
Medlemslista
Tillitsvalgtlista
Oppfølgningsansvarlige kan være f.eks. personer i en fagforening eller et distrikt som skal kunne holde oversikt over uravstemninga på ett eller flere nivåer, men som ikke nødvendigvis skal ha stemmerett. Disse er som oftest heller ikke omfatta av tariffavtalen som uravstemninga gjelder.
Hent personene fra Compendia Medlem.
I teorien kan det være flere typer oppfølgningsansvarlige:
Nivå 1 + 2: De som er i distrikt/fagforening og som skal ha oversikt over dette org-leddet totalt, samt underliggende klubber. Gruppering nivå 1 skal være det overordna nivået/distriktet/fagforeninga som de skal ha oversikt over, “leder” settes til “ja”. Gruppering nivå 2 skal være “Oppfølgningsansvarlig”, da personen ikke skal linkes mot en klubb, “leder” settes til “nei”.
Nivå 2: De som ikke er klubbleder men som likevel skal ha tilgang (på forespørsel fra klubbleder). Endre personens status på “leder” fra “nei” til “ja”.
Hvis disse personene ikke er omfatta av uravstemninga må du fjerne mobilnummer og epost på disse personene. Da mottar de verken sms eller post fra systemet, og du må sende en egen mail med info om deres rolle i uravstemningen.
Hvis du har lagt til oppfølgingsansvarlig, sjekk at de ikke nå ligger dobbelt opp fordi de også kanskje er omfatta av tariffavtalen/uravstemninga. Hvis de ligger dobbelt vil man få feilmelding ved import av lista.
Løsningen på dette er å endre på den opprinnelige oppføringa, men sikre at nivå og leder-tilgang er retta sånn at de får tilgangen de trenger.
Legg disse personene til i den vanlige uravstemningslista og last den opp til Compendia Uravstemning.
Sett oppfølgingsansvarlige til å ha stemt “blankt”, noe som må gjøres manuelt. Dette sikrer at de ikke får stemt på resultatet, samtidig som det vil bli enklere å luke ut disse ved opptelling av resultat, spesielt hvis det blir en heldigital uravstemning - da er det kun disse som har “stemt” manuelt.
Sett “Start” og “Frist elektronisk” til gårsdagens dato og valgfri klokkeslett. Dette for å “låse” avstemninga midlertidig.
Velg “Ja” på “Aktiver manuelle stemmer” og sett “Frist manuelle” til dagens dato, men med god nok tid på klokkeslettet så du rekker å registrere endringene innen frista går ut.
Trykk “Lagre” i uravstemninga.
Åpne uravstemnings-linken i et nytt vindu og gå inn på uravstemninga du skal registrere manuelle stemmer på.
Gå inn på “Nivå 1” og finn riktig organisasjon.
Under “Stemmeoversikt” leter du opp den som du skal avgi manuell stemme for. Kryss av for den personen og klikk “Registrer”-knappen øverst. Dette markerer at personen har stemt manuelt.
Gå deretter til venstre under “Manuelle stemmer” og fyll inn antall oppfølgningsansvarlige i “Antall stemmesedler” og “Blank”. Trykk “Lagre Stemmer”. Dette ses på som stemmen til personen du akkurat registrerte.
Gjennomfør trinn 8-10 inntil alle har blitt registrert med en blank stemme.
Gå tilbake til uravstemningen og deaktiver “Manuelle stemmer”. Deretter setter du en mer korrekt dato og klokkeslett på “Start” og “Frist elektronisk”.
Skriv en kort infomail til de som har blitt satt som oppfølgingsansvarlige. Se tekstmal lenger ned.
Det må sendes ut informasjon om uravstemningen til de som skal delta på en eller annen måte. Som hovedregel er det ønskelig at medlemmene mottar informasjon på SMS. Man kan også velge å sende ut mail, men man skal passe på å ikke sende for mye informasjon, for ofte.
Ved utsendelse av SMS skal man føre opp prosjektnummer for den relevante forhandlinga.
Første SMS til medlemmer
Hei! Lønnsforhandlingene på din tariffavtale er ferdig. Gå inn her for å lese detaljene og stemme over resultatet: [[Lenke]]
Din stemme er viktig!Påminnelses-SMS:
Hei! Fristen for å delta i uravstemningen på din tariffavtale nærmer seg slutten. Gå inn her for å avgi din stemme: [[Lenke]]
Din stemme teller - bruk den!Siste frist-SMS:
Hei! I dag er siste frist for å delta i uravstemningen på din tariffavtale . Avgi din stemme her: [[Lenke]]
Din stemme teller - bruk den!Siste frist-SMS med spesifisering av tid:
Hei! Siste frist for å delta i uravstemningen på din tariffavtale er innen i morgen kl 12. Avgi din stemme her: [[Lenke]]
Din stemme teller - bruk den!Første mail til medlemmer som ikke har mobilnummer:
Emne:
Uravstemning – [overenskomst]
Hei,
EL og IT Forbundet og [motpart] ble [ukedag] [x]. [månedsnavn] enige i forhandlingene om lønns- og arbeidsvilkår for [overenskomst] og resultatet er nå ute til uravstemning.
Logg deg inn på "Min side" på www.elogitmedlem.no for informasjon om resultatet. Der kan du også levere din stemme. Fristen for å stemme er [ukedag] [x]. [månedsnavn] kl [00].
EL og ITs forhandlingsutvalg anbefaler at du stemmer ja.
Din stemme teller - bruk den!
NB!
Du mottar denne meldingen pr. epost siden vi ikke har registrert noe mobilnummer, eller at det er registrert et ugyldig mobilnummer på deg i vårt medlemssystem. Vi håper du kan dobbeltsjekke at vi har riktig info på Min Side.Mail til klubbledere: (Sendes kun ut til klubbledere som er satt opp med “Ja” på “ledertilgang i nivå 2” i importfila)
Emne:
Uravstemning tariffrevisjon [overenskomst] - info til klubbledere
Du mottar denne mailen fordi du er ført opp som klubbleder i en bedrift som er registrert med tariffavtalen [overenskomst].
Forhandlingene på denne avtalen er ferdig og uravstemninga på denne avtalen starter [ukedag] [x]. [månedsnavn] kl [00]. Fra da kan du logge inn på Min Side på elogit.no og se oversikt i din klubb om hvordan stemmegivinga går så langt. Du kan også stemme der selv.
Fristen for å stemme er [ukedag] [x]. [månedsnavn] kl [00], så fram til da håper vi at du har mulighet til å sikre god deltakelse.
Din stemme teller - bruk den!
[sign]Påminnelses-mail til klubbledere ved lav oppslutning:
Du mottar denne mailen fordi du er ført opp som klubbleder i en bedrift som tilhører [overenskomst].
En uke etter av uravstemningen startet er det kun registrert x% avgitte stemmer. Minner om at fristen for å avgi stemme er [ukedag] [x]. [månedsnavn] kl [00].
I dag kl [00.00] går det ut en ny sms til alle som ikke har stemt ennå hvor de oppfordres til å avgi stemme. Vi håper også at du som klubbleder kan gjøre en innsats hos dine medlemmer for å si sin mening om oppgjøret.
Lykke til!
[sign]Mail til oppfølgingsansvarlige:
(Skal kun sendes ut der det benyttes oppfølgingsansvarlige)
Emne
Uravstemning tariffrevisjon [overenskomst] - info til oppfølgingsansvarlige
Du mottar denne mailen fordi du er ansvarlig for en fagforening som er involvert i [overenskomst] [eller har fått tildelt et oppfølgingsansvar i andre fagforeningers fravær].
Uravstemninga på [overenskomst] starter [ukedag] [x]. [månedsnavn] kl [00]. Fra da kan du logge inn på Min Side på elogit.no og se oversikt i din forening/ditt distrikt om hvordan stemmegivinga går så langt.
Klubbledere som per i dag er registrert med dette verv i medlemssystemet har også mulighet til å se informasjonen på klubbnivå. De får en egen mail med denne informasjonen.
Fristen for å stemme er [ukedag] [x]. [månedsnavn] kl. [00:00], så fram til da håper vi at dere har mulighet til å sikre god deltakelse.
[sign]Last modified: Tue Mar 12 08:34:20 2024